神奈川県立公文書館条例施行規則の改正、神奈川県立公文書館公文書等選別基準の改正、同細目基準の改正及び神奈川県立公文書館資料の閲覧制限の審査基準の制定について

平成30年5月、公文書館において、同館が保存する歴史的公文書の中で、本人同意なく優生手術を受けられた方の個人情報を開示していた事案が判明いたしました。この事案を受けて、公文書館業務検証委員会を設置し、公文書館の業務の見直しを行いました。

その結果、この度、県民共有の財産である歴史的公文書等について、適切に選別・保存し、個人情報などに配慮しつつ、県民の皆様に対して適切に閲覧に供することができるように、「神奈川県立公文書館条例施行規則」、「神奈川県立公文書館公文書等選別基準」及び「同細目基準」の改正を行うとともに、「神奈川県立公文書館が所蔵する資料の閲覧制限の審査基準」を新たに制定しました。

1.神奈川県公文書館条例施行規則

(1)改正の理由

現在、神奈川県立公文書館条例施行規則では、公文書館資料の閲覧手続きに係る期限について、文書の処理済み年月日の属する年度の翌年度の4月1日から起算して、30 年を超えた文書については、「速やかに」と規定されており、閲覧制限情報確認に十分な期間を確保することが困難であることから、改めて閲覧制限情報確認に要する日数等を規定する。
その他、行政文書の電子化を踏まえ、電磁的記録の開示方法を規定する等の改正を行う。

(2)主な改正内容

閲覧制限情報の確認に十分な期間を確保するため、確保するため、審査に要する日数を規定する。併せて期限内に事務処理が困難な場合の延長日数を規定する。
公文書館資料の原本が電磁的記録の場合の公開(開示)方法について、原則として電磁的記録媒体による旨の規定を追加する。

2.神奈川県公文書館公文書等選別基準

(1)改正の理由

神奈川県立公文書館公文書等選別基準においては、戦前の公文書等は数が少なく貴重であることから、昭和20年以前に作成し、又は取得した公文書等については、すべて選別対象とすることとしている。
しかしながら、昭和20年代の連合国軍による占領時や戦後復興期の公文書等についても、県や県民生活に係る貴重な歴史資料として保存すべきことから、昭和30年以前に作成、又は取得した公文書等について、すべて選別対象とすること等の改正を行う。

(2)改正の内容

歴史的公文書等として選別されるとしていた「昭和20年以前に作成し、又は取得した公文書等」を「昭和30年以前に作成し、又は取得した公文書等」に改正する。
県における公文書等の管理記録等を保存する必要性が高まっていることを踏まえ、これらを選別する公文書等として明記する。

3.神奈川県公文書館公文書等選別のための細目基準

神奈川県立公文書館公文書等選別基準の改正に伴い、所要の改正を行う。

4.神奈川県立公文書館資料の閲覧制限基準

(1)制定の目的

公文書館資料は、県民共有の財産であり、当該資料を広く公開することにより、県民に開かれた県政の一翼を担うことになるため、閲覧制限は必要最小限に止めるべきものである。一方で、配慮すべき個人に関する情報等を開示しないよう、慎重な閲覧制限情報確認が必要となる。そこで、審査の透明性を確保しつつ、個人に関する情報等に配慮した審査を行うため、これまでの内規等を改め、閲覧制限の審査基準として公表する。

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神奈川県立公文書館資料課
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